O RAIO X DE UMA APRESENTAÇÃO

EUNICE MENDES

Consultora Sênior do Instituto MVC

co-autora do livro Falar bem é Fácil





O RAIO X DE UMA APRESENTAÇÃO





Recentemente ganhei de presente o livro "Obrigado pela Informação que Você
não me deu"; após sua leitura fiquei imaginando quantas vezes fizemos
apresentações que não comunicaram o que nós e nosso público desejávamos.



Daí a idéia de escrever algo bem simples que pudesse otimizar o poder de
comunicação de qualquer apresentação.



Toda apresentação divide-se em três etapas: a introdução, o desenvolvimento
e a conclusão. O tempo de duração de cada uma das etapas pode obedecer ao
seguinte critério:



- 20% para a INTRODUÇÃO;

- 70% para o DESENVOLVIMENTO;

- 10% para a CONCLUSÃO.



Mas pode variar de acordo com os objetivos, o tipo de evento e as
necessidades do público.



A introdução



Nesta etapa o comunicador estabelece contato com a platéia, estimula o
diálogo, procura despertar o interesse para o tema que ele irá apresentar. É
o momento de "quebrar o gelo" e conquistar o ouvinte.



Seja cordial e gentil. Se você agradar, a platéia será mais receptiva à sua
explanação.



A fase da introdução, principalmente os cinco minutos iniciais, é muito
delicada devido à tensão criada no primeiro contato com o público. Não é
exagero afirmar que as primeiras palavras, os gestos e atos podem construir
ou destruir a relação de confiança com a platéia.



Algumas sugestões:



1. Cumprimente os presentes. As opções vão do informal ("Olá, obrigado pela
presença de vocês...") ao formal ("Excelentíssimos senhores"), dependendo do
grupo. O clássico "Senhoras e senhores" ainda se encaixa em diversos tipos
de apresentação. Você pode também iniciar com um simples "Bom dia a todos".

1.. Apresente-se: diga seu nome, quem é e o que faz.

2.. Diga o título da palestra e que de objetivos você pretende alcançar.

3.. Reforce a importância do assunto, o que a platéia ganhará por ouvi-lo
(a) e o que você espera dela.

4.. Esclareça a metodologia e os recursos que serão utilizados.

5.. Informe o tempo de duração da apresentação e se haverá um intervalo
para o café, almoço ou jantar.

6.. Defina como será a participação do público e se suas perguntas serão
feitas durante ou após a apresentação.


Outros exemplos de introdução
1.. Comece fazendo uma pergunta estimulante (desde que saiba a resposta).

2.. Lance várias perguntas para a platéia no decorrer da exposição.

3.. Conte uma parábola ou uma história que tenha relação com o tema da
apresentação.

4.. Declame um verso famoso que tenha relação com o tema exposto ou leia
um trecho de um livro.

5.. Interligue o tema da exposição ao cotidiano e aos interesses dos
interlocutores.



Na introdução, evite:



a.. Começar com uma piada.

b.. Não dizer o título da apresentação.

c.. Ficar se apresentando e se autopromovendo sem parar.

d.. Começar com frase negativa.

e.. Desculpar-se o tempo todo.

f.. Dizer "vou roubar uns minutinhos da sua atenção".

g.. Ou: "Não estou à altura de tão seleta platéia".

h.. Demonstrar mau humor ou qualquer outro sentimento negativo em
relação ao grupo.

i.. Dizer que o assunto é muito complexo e que dará somente uma
"pincelada".




O Desenvolvimento



É a apresentação propriamente dita. É o conjunto dos fatos, provas e
argumentos que são organizados de forma consistente para dar sustento às
idéias que são apresentadas à platéia.



Nesta fase o comunicador pode usar todos os meios disponíveis para facilitar
a comunicação, como a seguir:

1. Enumere os tópicos ("primeiro", "segundo", "terceiro"); evite
passar do quinto.

2. Relacione o assunto com passado, presente e futuro.

3. Relacione o tema com um fato histórico.

4. Apresente razões, provas, ilustrações.

5. Aponte prós e contras a respeito do assunto.

6. Apresente dados estatísticos.

7. Se o tema for complexo, repita as idéias de diversas formas para
reforçar a principal.

8. Dê exemplos.

9. Apresente o conteúdo partindo do que é conhecido para o
desconhecido, do simples para o complexo, do mais para o menos freqüente.

10. De vez em quando, faça um resumo do que foi dito.

11. Faça analogias, comparações e metáforas.

No desenvolvimento, evite:



a.. Apresentar argumentos inconsistentes.

b.. Inventar dados para impressionar a platéia.

c.. Fazer citações sem citar a fonte.

d.. Apresentar dados e estatísticas desatualizados.

e.. Fazer generalizações.

f.. Reforçar preconceitos.

g.. Repetir-se na argumentação.

h.. Fazer citações em excesso.




A conclusão


O desfecho de uma apresentação é a parte em que o comunicador vai sintetizar
com o máximo de precisão e ênfase os argumentos desenvolvidos na etapa
anterior.

A conclusão deve destacar o que foi relevante, porque visa à aplicação
prática e ao proveito que os ouvintes tirarão do que foi exposto.

Uma boa conclusão tece comentários sobre o futuro e projeta perspectivas.



Você também pode:



- Ilustrar a idéia central com uma história curta.

- Fazer uma citação criativa.

- Fechar com uma frase sugestiva.



Na conclusão, evite:



a.. Acrescentar novas idéias.

b.. Mostrar-se cansado(a).

c.. Ficar se repetindo.

d.. Dizer que esqueceu de trazer "um filme muito interessante para o
fechamento".

e.. Pedir desculpas por não ter mais tempo.

f.. Terminar dizendo: "Espero não ter chateado demais vocês" ou
"Obrigado por me agüentarem por tanto tempo".